Disponer de firma digital facilita la relación con la administración y entre ciudadanos y acelera los procedimientos administrativos.
Aprende a descargarla y a usarla y benefíciate de todos los beneficios que aporta.
Los procesos administrativos y la relación con las administraciones públicas se han digitalizado. Este proceso ha provocado que ciertos trámites se hayan agilizado y se hayan hecho más eficaces y rápidos. Las relaciones con la administración no siempre son fáciles. A veces nos enfrentamos a procedimientos lentos y tediosos. Sin embargo, la llegada de las tecnologías de la información y la comunicación han simplificado estas relaciones y las han hecho más operativas.
Es el caso de la firma de documentos. No hace tanto que presentar y firmar una instancia, por ejemplo, requería desplazamientos a otros municipios o ciudades. Sin embargo, la red de estas tecnologías se expande y llega a todos los rincones, también a la manera en que podemos identificarnos digitalmente para estampar nuestra rúbrica en documentos. Con ese objetivo se publicó la ley 59/2003 de Firma Electrónica, que puedes consultar en este enlace, y que se refiere a ella como “el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”. Una ley que entiende la firma electrónica como una herramienta que ofrece agilidad y seguridad a las gestiones y trámites de todos los ciudadanos y las empresas con la administración y entre ciudadanos. En este artículo, os vamos a enseñar a usarla y a saber qué tramites puedes realizar con ella, pero conozcamos antes los tipos de firma electrónica.
Existen dos tipos según sus funcionalidades: la firma electrónica avanzada y la reconocida. La avanzada identifica al firmante y detecta cualquier cambio que a posteriori se haya podido realizar en los documentos firmado. Por su parte, la firma electrónica reconocida es un paso más allá, está basada en un certificado reconocido, y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Solo esta puede equiparse a efectos jurídicos con una firma manuscrita.
La firma electrónica implica que una persona verifica un documento a través de cualquier medio electrónico, quedando un registro de fecha y hora de la firma. Son una serie de caracteres que se añaden al final de un documento o cuerpo de un mensaje, y que pretende informar, dar fe o mostrar validez y seguridad. Identifica la persona que emite el mensaje, la veracidad de que el documento no se ha modificado con respeto al emitido originalmente y no se puede negar haberlo firmado. Por su parte, el certificado electrónico es el documento mediante el cual se identifica una persona en Internet. Este fichero informático vincula los datos de validación de la firma con una persona física, y es necesario que un tercero de confianza o Autoridad Certificadora que autentifique esa asociación de datos.
Por tanto, la firma electrónica reconocida identifica al firmante, verifica la integridad del documento que se firma, certifica la validez de lo firmado, se basa en un certificado electrónico reconocido, se genera con un dispositivo seguro de creación de firma y cuenta con la participación de un tercero de confianza. En definitiva, la firma electrónica permite realizar operaciones por Internet que en la vida cotidiana requieren de una firma para validarlas.
Lo primero que debemos tener en cuenta es que para poder usar esta firma reconocida se necesita un certificado electrónico válido, que sea expedido por la Autoridad de Certificación, o un DNI electrónico. Pero, ¿cómo solicitamos este certificado?
1. Camerfirma
En Castilla-La Mancha puedes obtener este certificado a través de Camerfirma, en el siguiente enlace. Se trata de una Autoridad de Certificación en la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha con quien el gobierno manchego ha suscrito un contrato para el uso de Certificados de ciudadano.
Si pulsas en el enlace, accedes a un sencillo cuestionario donde debes rellenar tus datos personales según consta en tu DNI, así como un teléfono de contacto y un correo electrónico activo. Una vez rellenado, recibirás un correo electrónico donde debes confirmar dicha solicitud y que, además, viene acompañado de un código de solicitud que debe anotar o tener a mano.
2. Oficina de Registro de firma electrónica.
Una vez solicitado y resuelto este trámite previo, el ciudadano tiene que acreditar su identidad de manera presencial. En este segundo paso, el ciudadano acredita su existencia presentándose en alguna de las decenas de Oficinas de Registro de firma electrónica que hay repartidas por las cinco provincias de Castilla-La Mancha. En este enlace puedes consultar la lista de las oficinas de registro de firma electrónica que se encuentre más cercana a tu localidad. Pide cita en la oficina que te interese llamando al teléfono de la misma o a través de este enlace de solicitud de cita previa.
El proceso en esta oficina es muy sencillo. Un funcionario acreditará la identidad del ciudadano, que debe aportar el código de solicitud recibido en el correo electrónico tras completar el primer paso junto a su DNI.
3. Descarga tu certificado.
Una vez validada la identidad, recibirás un correo electrónico con un enlace donde podrás descargar tu certificado electrónico en tu ordenador. En ese enlace se pedirá una identificación mínima consistente en el DNI, el primer apellido y el código de certificación facilitado en la oficina de registro. En este video se explica cómo hacerlo paso a paso.
Aunque pueda parecer farragoso, este procedimiento es sencillo y es el primer paso para obtener la firma en sí. Ya tienes tu certificado digital, que te identifica como ciudadano, como persona física en Internet; ahora necesitas una aplicación para realizar la firma.
Autofirma
Las aplicaciones de firma electrónica son los programas que permiten firmar un documento electrónico. Son capaces de firmar cualquier tipo de documento electrónico y se pueden descargar gratuitamente. La aplicación AutoFirma, ofrecida por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas es una de las más conocidas. Su principal objetivo es ofrecer al usuario un sistema de firma en el que éste pueda firmar cualquier tipo de documento de manera sencilla. El usuario indica qué fichero quiere firmar y la aplicación escoge automáticamente el formato de firma qué debe aplicar, liberando así, al usuario de cualquier duda técnica. Descárgala ya.
VALIDe
Es una aplicación de validación de firma y certificados online de firma electrónica, un servicio que la Administración General del Estado pone a disposición de las Administraciones y de los ciudadanos para la validación de certificados de firmas electrónicas. Permite, además, generar firmas electrónicas en múltiples formatos y la visualización de firmas con la ayuda del visor. Es decir, si recibimos un documento firmado y nos interesa validar la firma, comprobar que los datos firmados se corresponden con los originales, que el certificado con el que se ha firmado es válido, podemos comprobarlo a través de VALIDe, para ver quién es el firmante y el documento firmado.
Ya tenemos instalada la firma digital en nuestro ordenador, pero, ¿para qué sirve realmente?, ¿qué tramites y gestiones puedo hacer con ella? ¿cuál es el procedimiento que se sigue para firmar un documento digital? Ya sabemos que la firma electrónica hace más ágiles los trámites, además de seguros y certificados y facilita nuestra relación como ciudadanos con las administraciones. Veamos cómo:
Cualquier ciudadano dispone de un documento electrónico que necesita firmar y de un certificado que le identifica.
La aplicación de firma realiza un resumen del documento
La aplicación empleada utiliza la clave privada para codificar el resumen.
Esa misma aplicación crea otro documento, que contiene el resumen codificado, y que es la firma electrónica en sí.
El resumen, lo que obtenemos como resultado de este proceso es un documento electrónico obtenido a partir del documento original y de las claves del firmante. La firma electrónica, por tanto, es el mismo documento electrónico resultante.
Alguna de las utilidades más destacadas que podemos hacer con la firma electrónica son:
Realización y presentación de la Declaración de la Renta a través de Internet.
Solicitudes en los registros electrónicos administrativos de todo tipo de instancias que normalmente se hacen de manera presencial.
Petición de la vida laboral.
Recepción de notificaciones electrónicas.
Firma de correos electrónicos, que le dará más validez.
Firma de facturas electrónicas.
Consulta de los puntos de tu carné de conducir.
En general, puedes firmar digitalmente cualquier documento en formato PDF o Word que, de esta manera, quedará certificados y validados con tu identificación digital.
En el Centro de Desarrollo de Competencias Digitales de Castilla-La Mancha, Bilib, trabajamos para el desarrollo de las competencias digitales de todos los ciudadanos y ponemos a tu disposición un amplio catálogo de servicios y recursos digitales y formativos con los que ampliarás tus habilidades en materia de Tecnologías de la Información y de la Comunicación.
La administración electrónica es ya una realidad. Como ciudadanos podemos relacionarnos con las distintas administraciones a través de las herramientas y recursos digitales que tenemos a nuestra disposición. Con el curso 'Administración electrónica y certificados digitales' aprenderás a usar estas herramientas. Matricúlate ya en este link. Además, a través de la plataforma Formados, tienes un abanico de posibilidades formativas para todos los niveles y todos los perfiles con el que poder adaptarte a las nuevas necesidades que demanda el mundo laboral y el ritmo cambiante de las TICs. Igualmente, píldoras formativas y webinars te están esperando para aumentar tus habilidades y satisfacer tus necesidades formativas e informativas.