“Libere espacio. Su móvil tiene la memoria llena”. Alguna vez hemos encontrado mensajes como estos o parecidos en nuestro teléfono móvil en el que se nos indica que el teléfono tiene la memoria llena y tenemos que borrar fotos, videos, aplicaciones o archivos para liberar espacio. Esta alerta la podemos ver también en nuestros ordenadores o tablets. Hoy presentamos una herramienta que va a ayudarte a almacenar espacio en un servidor externo a tu dispositivo y que hará mucho más fácil almacenar archivos en nuestros teléfonos móviles, ordenadores o tablets. Se trata de Google Drive. Te contamos todo a continuación.

Google Drive es un servicio de almacenamiento en el que puedes guardar archivos de forma sencilla y acceder a ellos desde donde quieras y cuando quieras. Además, puedes compartir esos archivos y trabajar de forma conjunta con otros usuarios y en tiempo real sobre esos documentos. Es una herramienta con aplicación personal y profesional y muy útil para liberar espacio de nuestros dispositivos, pero también para trabajar de forma remota con otras personas.

Google Drive es un servicio de almacenamiento conocido como ‘nube’, que permite guardar archivos de todo tipo, lo que puede ser de gran utilidad y aplicación en el ámbito laboral, ya que permite trabajar desde cualquier lugar, sin necesidad de trasladar tu portátil o equipo de trabajo. Conoce qué es la nube, para qué sirve y qué otras herramientas existen en este artículo del blog del Centro de Desarrollo de Competencias Digitales de Castilla-La Mancha, Bilib.

Es una herramienta gratuita que ofrece hasta 15 GB de almacenamiento en la nube, que se reparten entre tres aplicaciones: Google Drive (Almacenamiento de archivos), Gmail (correo electrónico) y Google Photos (galería de fotos). Si sobrepasas ese límite o necesitas más espacio, tendrás que hacerte de un plan con más capacidad de almacenamiento. Para poder acceder a este servicio, solo necesitas tener una cuenta de Gmail.

En la nube podrás:

• Guardar todo tipo de archivos.
• Generar y editar documentos, como por ejemplo, hojas de cálculo y documentos de texto.
• Compartir los documentos en tiempo real y editarlos de manera conjunta con otros usuarios.
• Gestionar los archivos de forma online, sin descargarlos.

Google Drive ofrece además la opción de elaborar documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo e incluso archivos en PDF o crear formularios, para realizar encuestas. Además, este servicio está disponible en Android o iOS. Para ello, simplemente debes descargar la app de Google Drive, de manera gratuita.

Cómo acceder a tu cuenta de Google Drive

Puedes acceder a tu cuenta de Google Drive desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

La forma más sencilla es ir directamente a drive.google.com desde la barra de dirección de tu navegador habitual. Una vez que hayas accedido, selecciona en la parte superior derecha “Ir a Drive”, y de forma inmediata el sistema te pedirá que ingreses un correo Gmail.

Otra forma más práctica para acceder a Drive es abrir el navegador Google Chrome. Haz click en el icono de 9 puntos de arriba a la derecha. A continuación se abre un desplegable y solo tienes que seleccionar el icono de Drive.

Como subir los archivos a tu espacio de almacenamiento

En Google Drive puedes almacenar y compartir archivos de todo tipo:

• Documentos
• Imágenes
• Audio
• Video

Te explicamos en dos sencillos pasos cómo subir archivos a esta nube:

1. Dirígete a drive.google.com. En la esquina superior izquierda, haz clic en “Nuevo” y luego “Subir archivo” o “Subir carpeta”.
2. Selecciona el archivo o la carpeta que desees subir.

Cómo compartir documentos con otros usuarios 

Como ya sabes, puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenas con Google Drive.

¿Cómo lo puedes hacer?

• Ve a Google Drive, "Documentos", “Hojas de cálculo” o “Presentaciones”.
• Haz clic en el archivo que quieras compartir.
• Haz clic en Compartir. 
• Si quieres compartir varios archivos, solo tienes que mantener presionada la tecla Mayús y seleccionar dos o más archivos. En la esquina superior derecha, haz clic en “Compartir”.

Elige con quién compartes el archivo y cómo podrá usarlo

Puedes compartir los archivos y las carpetas de Google Drive con cualquier persona a través de tu cuenta para empresas. Tienes que tener en cuenta que tu empresa puede establecer límites en los archivos que comparte.

Cuando compartes contenido de Google Drive, puedes controlar si los usuarios tienen permiso para editar, comentar o solo ver el archivo. Al compartir contenido de Google Drive, se aplican las políticas del programa Google Drive.

1. Ve a Google Drive.
2. Selecciona el archivo que quieres compartir y, luego, “Compartir Agregar responsable de aprobación”.
3. Ingresa la dirección de correo electrónico o el grupo de Google con el que quieres compartir el archivo.
4. Decide cómo las personas pueden usar tu archivo. Selecciona una opción: Lector, Comentarista, Editor.
5. Haz clic en ”Enviar” o “Compartir”.

Además, si utilizas una cuenta de trabajo tienes que hacer clic en “Agregar fecha de vencimiento” para establecer una fecha límite de entrega.

Cuando compartes el archivo, cada dirección de correo electrónico recibirá un mensaje. Es opcional pero recomendable, agregar un mensaje a tu notificación por correo electrónico. Si no quieres que se envíen notificaciones, desmarca la casilla.

¿Tiene utilidad la app de Google Drive?

La respuesta es sí, y mucha. A día de hoy esta herramienta es utilizada en múltiples contextos: como herramienta de estudio para estudiantes, docentes, investigadores, para autónomos y empresas, y para cualquier usuario en general que quiera almacenar de forma segura sus archivos en esta nube sin ocupar espacio en sus dispositivos.

Esta extensión de Google, entre sus funciones, nos permite crear presentaciones en línea y otro tipo de documentos que pueden ser, a su vez, editados en tiempo real por las personas que cuenten con acceso al documento. Es por esta razón por la que su uso está tan extendido, es mucho más cómodo realizar trabajos en grupo a distancia, lo cual actualmente es una gran ventaja, ya que nos ahorra mucho tiempo.

También es posible dejar comentarios en el documento facilitando a los compañeros la edición del mismo. Una vez que se han realizado las respectivas correcciones, el comentario se puede borrar sin problemas.

Incluso también puedes insertar comentarios en el documento para que otras personas puedan revisar y opinar si están de acuerdo o no con dichas observaciones. Además, puedes ver y acceder a los archivos de Google Drive sin estar conectado a internet, lo cual facilita más la tarea en caso de no tener conexión en ese momento.

Con este servicio, incluso es posible realizar una copia de seguridad de los chats de WhatsApp. De esta forma, podrás tener acceso a la información en caso de que cambies de móvil. Con esta herramienta, puedes almacenar, ver, buscar y ordenar archivos de manera gratuita. Guardar automáticamente todas las actualizaciones de un documento con la posibilidad de acceder a la última versión desde cualquier lugar.  Registrar cada modificación y saber cuándo, cómo y quién la hizo.

Sincronización en Google Drive

Gracias a su sistema de sincronización, Google Drive permite tener una copia de tus datos en la Web. No importa si cambias de móvil u ordenador, siempre los vas a encontrar donde los dejaste. Para ello, debes descargar la versión de escritorio de Google Drive.

Cuando iniciamos sesión en la cuenta de Drive en distintos dispositivos, la aplicación de Drive para escritorio descarga el archivo modificado para mantenerlo actualizado en todos los dispositivos. Así, genera una copia de seguridad de Drive sincronizada en todos los dispositivos. Para ello, debes descargar e instalar Google Drive para escritorio y acceder con la cuenta de Google.

Haz click en el símbolo de rueda dentada en la esquina superior derecha y pincha en ‘Preferencias’, donde aparecen dos opciones. Puedes pulsar ‘Mi portátil’ y hacer click en ‘Añadir Carpeta’, donde podrás subir archivos de tu ordenador y así crear una copia de seguridad. La segunda opción es ‘Google Drive’, que permite descargar los archivos. Si pulsas en ‘Replicar archivos’ se sincronizan las copias, lo que implica que todos los cambios y borrado de archivos tienen lugar en todos los dispositivos.

Ahora ya puedes explorar esta útil herramienta de Google para liberar espacio de tu móvil o de tu ordenador y sácale el máximo rendimiento, en contextos personales, académicos o laborales.

Recuerda que si quieres mejorar y avanzar en el conocimiento de competencias digitales para aplicación en el ámbito personal o laboral, en el Centro de Desarrollo de Competencias Digitales de Castilla-La Mancha, Bilib, contamos con recursos a tu disposición para ayudarte en esta tarea. Conoce nuestros talleres y webinars online y presenciales en los Puntos de Inclusión Digital repartidos por Castilla-La Mancha y accede desde nuestra web, www.bilib.es a gran cantidad de formaciones online. Además, ponemos a tu disposición una Plataforma de Formación, Formados, donde encontrarás cursos online para el desarrollo de competencias digitales para todos los niveles y perfiles. Accede a Formados descúbrelo tú mismo.

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