Las imágenes de largas colas a las puertas de las Administraciones Públicas están pasando a la historia gracias al fomento e impulso de la administración electrónica. También están llegando a su fin las montañas de papeles apiladas en los mostradores y mesas de los funcionarios públicos, las mañanas muertas esperando turno en las salas de espera de estamentos públicos y ese “vuelva usted mañana” que seguramente tantas veces hayas escuchado para colmo de tu desesperación.

Seguro que ante estas situaciones tan habituales has pensado: “con todo lo que tengo que hacer y el tiempo que estoy perdiendo aquí” o “¿no habrá otra forma de solucionar estos trámites de forma más ágil? Pues la respuesta la hemos encontrado en la e-administración o la administración electrónica.

Es una realidad que la administración electrónica está cada vez más consolidada en la sociedad española, en gran parte gracias al impulso de los servicios en la nube, el incremento de la movilidad tecnológica y la democratización de las tecnologías de la información y la comunicación.

Según datos recogidos por el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información (ONTSI) en su Informe Anual “La Sociedad en Red” (Ed.2017), el 91,3% de las empresas españolas utilizaron servicios de e-Administración durante 2016. Aunque las empresas de gran tamaño (más de 250 empleados) son las que más interactúan con la Administración a través de internet, el uso que las pymes hacen de la e-Administración se está incrementando situándose en el 90,2% de las empresas en España.

Tal y como apuntan en este informe de ONTSI, los principales motivos por los que las empresas españolas deciden relacionarse con la Administración Pública a través de la red de redes son: la obtención de información (84,9%), la consecución de impresos o formularios (83,8%), la declaración de impuestos de forma electrónica (77,3%), la devolución de impresos cumplimentados (74,7%) y la declaración de contribuciones a la Seguridad Social (63%).

En este sentido, las microempresas tampoco se quedan atrás. En 2016, el 44,2% de las pequeñas empresas con conexión a internet aumentaron en 8,1% puntos porcentuales el uso de la firma digital. El incremento en el uso de la firma digital se explica como trámite necesario para poder relacionarse con la Administración Pública en un 98,1% de los casos. Si necesitas conseguir un certificado digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) para poder operar online, consulta la siguiente píldora formativa de Bilib: ¿Qué es y cómo obtener un certificado digital de la FNMT?

Según datos de Eurostat, respecto al grado de interacción de las empresas con la Administración a través de internet, España se sitúa por encima de la media europea, ocupando la decimocuarta posición dentro de la UE.  

Ventajas para las pymes al utilizar la e-Administración

Incluir la relación con la Administración a través de internet en el día a día de una pyme puede ser importante para la mejora continua de los procesos de la empresa. En un mercado globalizado como el actual que requiere de gran competitividad en todos los sectores de actividad, la incorporación de la tecnología a los procesos de negocio de las pymes se hace casi imprescindible.

Hace tan sólo algunos años, estos avances tecnológicos estaban sólo al alcance de las grandes compañías, sin embargo ahora las pymes pueden acceder sin problema para relacionarse con la Administración General de Estado, la Administración Autonómica y las entidades locales.

Las empresas de todos los tamaños mejoran así su relación con las Administraciones Públicas. En la actualidad pueden realizar trámites como: inscripción en registros públicos; trámites con la Seguridad Social; acceso a oportunidades de contratación pública; gestión de autorizaciones y licencias; presentar solicitudes de ayudas y subvenciones; pago de impuestos y sanciones, etc.

Las principales ventajas de utilizar la administración electrónica por parte de las pymes podemos resumirlas en las siguientes:

• Inmediatez: como comentábamos al comienzo del artículo, se acabaron las colas interminables y las horas muertas en las salas de espera de los edificios administrativos.
• Mayor flexibilidad: con la Administración Electrónica no debes ceñirte al horario estandarizado de 9 a 14h. Las oficinas virtuales están siempre abiertas (24h/365 días) por lo que no tendrás problemas de horarios para realizar los trámites que necesites.
• Mejora continua de los procesos internos de la empresa: incorporar los trámites telemáticos a los procesos de trabajo de la empresa, puede suponer una mejora en la competitividad de la pyme por la agilidad que aporta en la realización de estos trámites.
• Más simplicidad:la Administración cuenta con numerosa documentación actualizada de ciudadanos y empresas, por lo que, gracias a los trámites telemáticos, las empresas ya no tendrán que perder tiempo en recopilar los documentos requeridos por la Administración. ¿Verdad que siempre faltaba alguno?
• Ahorro de tiempo y dinero:al no tener que desplazarnos, se eliminan los gastos relacionados con la movilidad y dejamos de perder el tiempo que podemos emplear en alguna actividad de valor para la empresa.

Principales trámites que una pequeña empresa puede realizar de forma telemática

Trámites online para la creación de una empresa

Hace algunos años para crear una empresa en España debíamos tener bastante paciencia. De media, este proceso se demoraba más de un mes, aunque dependiendo de en qué sector quisiéramos crear la sociedad, el proceso podía extenderse aún más en el tiempo a la espera de las licencias y autorizaciones necesarias.

Con la puesta en marcha del Centro de Información y Red de Creación de Empresas, más conocido por el acrónimo CIRCE, programa dependiente del Dirección General de Industria y de la PYME (DGIPYME), se reduce el tiempo y el coste gracias a la realización telemática  de los trámites de constitución de las empresas.

DGIPYME permite la creación a través de internet de los siguientes tipos de empresas: Autónomos (empresarios individuales), Emprendedores de Responsabilidad Limitada (ERL), Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL), Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE), Sociedad Limitada de Formación Sucesiva (SLFS), Comunidad de Bienes y Sociedad Civil, todas ellas mediante el Documento Único Electrónico (DUE).

Si tienes dudas para cumplimentar los formularios requeridos en el DUE puedes consultar los siguientes vídeos tutoriales creados por la Administración General a través de este enlace. También puedes acceder al servicio de asesoramiento gratuito que se ofrece en los Puntos de Atención al Emprendedor (PAEs). También existe el PAE Virtual al que puedes acceder a través de este enlace.

Los empresarios individuales (autónomos) podrán darse de alta de forma inmediata, y en el caso, por ejemplo, de la creación de sociedades limitadas que se acojan a los estatutos tipo, en aproximadamente 48 horas los trámites estarán tramitados en la Agencia Tributaria, notarías, Consejería de la comunidad autónoma correspondiente, así como en el Registro Mercantil Provincial o en la Tesorería General de la Seguridad Social. En el caso de que la empresa no se acoja a los estatutos tipo, los plazos podrían ampliarse en aproximadamente quince días. En cuanto al coste económico, también se reduce ya que los costes telemáticos son menores.

A través de este enlace al Ministerio de Industria, Comercio y Turismo podrás conocer la totalidad de los trámites que debes realizar para poner en marcha una nueva empresa. En el Área de Emprendedor de CIRCE encontrarás todos los trámites a seguir para la creación de una empresa desde cero.

Trámites online en la Seguridad Social

El pasado mes de marzo entró en vigor la orden por la cual los trabajadores autónomos están obligados a realizar cualquier trámite con la Seguridad Social a través de su Sede Electrónica (SEDESS). Esta obligatoriedad comenzó a partir del 1 de octubre de 2018. Por tanto, los profesionales por cuenta propia deberán realizar sus trámites con la Administración de forma telemática mediante el certificado digital, el sistema Cl@ve o el DNI electrónico, o bien, delegar la realización de estos trámites en la figura del Autorizado RED que suele recaer en el gestor de la empresa.

En la Seguridad Social se pueden realizar de forma telemática trámites relacionados con la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas. Las grandes empresas, pymes y autónomos pueden realizar los siguientes trámites principales con la Seguridad Social, aunque existen muchos más. Destacamos los principales.

• Duplicado de documentos de Inscripción y Asignación de CCC para empresario.
• Duplicado de afiliación y alta del empresario en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
• Alta y baja en RETA.
• Modificación de actividad en RETA.
• Aplazamiento en el pago de deudas a la Seguridad Social. 
• Informe en el que se indica que la empresa se encuentra al corriente de pagos con la Seguridad Social.
• Consulta de deudas y obtención de documento de ingreso.

Además, recientemente, la Seguridad Social ha añadido nuevos trámites que los empresarios podrán realizar de forma telemática: ya se puede solicitar el informe de datos de cotización; solicitar la base reducida por pluriactividad o cambiar las condiciones de cotización en el RETA. 

Por otro lado,las notificaciones que recibamos por parte de la Seguridad Social también serán telemáticas, por lo que suele ser recomendable acceder al Buzón de Consulta y Firma de Notificaciones Telemáticas con asiduidad.

Trámites online en la Agencia Tributaria

Es posible que recuerdes la típica imagen del autónomo o el representante de la empresa con su carpeta repleta de papeles debajo del brazo personándose en la delegación de la Agencia Tributaria. Esta imagen ya no es tan habitual ya que la Agencia Tributaria es otro de los organismos públicos que más trámites telemáticos está poniendo a disposición de ciudadanos y empresas.

Existe una tendencia clara hacia la digitalización contable y fiscal para la empresa, así como hacia la automatización de los trámites. En este sentido, la presentación de facturas en formato digital se lleva realizando desde hace una década. Además, tal y como informan desde Infoautónomos, debemos destacar tres hitos importantes en la digitalización y automatización de los trámites en la Agencia Tributaria: la entrada en vigor del Suministro Inmediato de información (SII); el sistema de gestión del IVA que registra prácticamente en tiempo real la facturación de grandes corporaciones y/o de las empresas que estén inscritas en el Registro de Devolución de IVA mensual (REDEME) en su sede electrónica.

Las grandes empresas, pymes y autónomos pueden realizar los siguientes trámites principales con la Agencia Tributaria, aunque existen más a disposición de los usuarios:

• Pago de impuestos y tasas.
• Aplazamiento o fraccionamiento de deudas.
• Consulta y modificación de datos censales.
• Solicitar y recoger certificados digitales.  
• Apoderar y otorgar representación.
• Cotejo de documentos mediante código seguro de verificación (CSV).
• Solicitar y recoger certificados tributarios.

Trámites online complementarios

A través de la cumplimentación del Documento Único Electrónico (DUE) mediante el sistema CIRCE que hemos explicado anteriormente, en la actualidad es posible realizar otros trámites complementarios con las administraciones públicas como la inscripción de ficheros de carácter personal en la Agencia Española de Protección de Datos; la Solicitud de reserva de Marca o Nombre Comercial en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM); la Solicitud de Licencias en el Ayuntamiento o la Comunicación de los contratos de trabajo al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).

Tal y como informan desde el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, por el momento a través de CIRCE no se pueden realizar lo siguientes trámites: la comunicación de la apertura del Centro de Trabajo (trámite incluido en el procedimiento telemático únicamente en la Región de Murcia y la Comunidad de Madrid), en caso de tener contratados trabajadores; la obtención y legalización de los libros o la inscripción, en su caso, en otros organismos oficiales y/o registros.

Desde el Centro de Apoyo Tecnológico de Castilla-La Mancha “Bilib” contamos con un completo listado de recursos formativos gratuitosde alta calidad destinados a los ciudadanos y ciudadanas de Castilla-La Mancha. Puedes acceder a ellos a través de nuestra plataforma Formados. Si quieres ampliar información sobre trámites administrativos telemáticos, te proponemos el curso online gratuito “Administración electrónica y Certificados Digitales” con 80 horas lectivas y certificado de realización y el webinar ¿Cómo realizar tus tramites administrativos desde tu oficina online?