El presente artículo reflexiona sobre el concepto de movilidad, las ventajas competitivas del teletrabajo y los beneficios de convertir una organización tradicional en una oficina móvil.

A lo largo del artículo se presentan las ventajas de la movilidad y las claves para poder aplicarlo a la empresa y se incluyen las referencias a algunas de las mejores aplicaciones software libre y-o gratuitas para implantar la oficina móvil a coste cero.

¿Qué es la oficina móvil?.

El concepto de oficina móvil o movilidad hace referencia a la posibilidad de acceder a los recursos digitales de una empresa de forma ubicua, es decir, desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

El teletrabajo es quizá la acepción más conocida de la movilidad, aunque engloba un concepto más amplio referido al acceso a los recursos del puesto de trabajo sin estar físicamente en la oficina, por ejemplo: en los trayectos de casa al trabajo y del trabajo a casa, durante las visitas a los clientes, en los viajes de trabajo, o para los más incondicionales, en los periodos vacacionales.

A través de la oficina móvil el trabajador tiene la oportunidad de desempeñar su trabajo diario sin necesidad de estar en las instalaciones de la organización, con los beneficios que ello conlleva.

¿Cuáles son los beneficios de la movilidad y el teletrabajo?.

Para una organización la movilidad bien gestionada se convierte en una pieza fundamental con la que aumentar la productividad y satisfacción de los trabajadores, lo que conduce hacia la mejora de los resultados de la empresa.

La oficina móvil permite obtener una flexibilidad máxima tanto a trabajadores como a la propia organización, ofreciendo acceso instantáneo a los recursos de la organización desde cualquier lugar.

Sus beneficios más destacados son:

• Optimización del tiempo de trabajo: reduciendo los desplazamientos, aprovechando los tiempos muertos para adelantar trabajo y disminuyendo las interrupciones (uno de los principales ladrones de tiempo en el trabajo).

• Ahorro de costes indirectos tanto para el trabajador como para la organización, entre otros: desplazamientos desde casa a la oficina o desde la sede al cliente, comidas fuera de casa, infraestructuras del puesto de trabajo (oficinas, mobiliario, salas de reuniones...), consumo energético, vehículos de empresa, etc.

• Mejora de la satisfacción del trabajador que se plasmará en el aumento de su productividad, implicación con la empresa y una mejora en los servicios prestados al cliente.

Según un estudio de la cámara de comercio de navarra el teletrabajo permitiría ahorrar hasta 1.200 € por trabajador al año. Otra referencia interesante sobre las ventajas del teletrabajo puede consultarse en la infografía de Splashtop sobre la iniciativa “Teletrabajo los Viernes”.

Miedos más comunes sobre la movilidad y el teletrabajo.

Quizá el lector se estará preguntado: si la oficina móvil ofrece ventajas tan significativas ¿Por qué no está más extendida?.

Realmente la movilidad, en mayor o menor grado, está cada vez más presente en las empresas, sobre todo desde la proliferación masiva de las soluciones web y servicios en la nube, si bien, la modalidad del teletrabajo no está todavía tan extendida. Los motivos son diversos, pero dos son sin duda los principales:

• El miedo de la organización a no poder controlar el trabajo de sus empleados y a no poder contactar con ellos siempre que sea necesario.

• El desconocimiento sobre como conseguir implantar la oficina móvil en la organización y el coste tecnológico de llevarlo a cabo.

El miedo a no poder controlar a los trabajadores es totalmente comprensible y es el obstáculo primordial a solventar durante la implantación de la oficina móvil y el teletrabajo. Este miedo puede resolverse generalmente estableciendo un control del trabajador por objetivos - Una empresa debe plantearse si prefiere que un trabajador pase 40 horas semanales delante del ordenador, aunque no sea productivo, o si por el contrario prefiere un trabajador motivado y productivo que consiga los objetivos planificados, aunque para ello haya trabajado menos de 40 horas a la semana -.

En lo que se refiere al miedo a no poder contactar con el trabajador, realizar reuniones o intercambiar información es infundado, ya que estas necesidades quedan totalmente cubiertas por las soluciones tecnológicas disponibles en el mercado.

Condiciones necesarias para implantar la oficina móvil y el teletrabajo.

Por supuesto, la oficina móvil no es aplicable a todos los puestos de trabajo. Las tareas del empleado deben poder caracterizarse por estar basadas principalmente en el manejo, procesamiento y tratamiento de datos e información. Además es especialmente importante que el contenido del trabajo pueda ser delimitable mediante objetivos, entregables y fechas.

La implantación del teletrabajo siempre debe ser introducida a través de un proceso planificado y nunca realizado de forma desorganizada, pues los resultados podrían ser desastrosos.

Las fases previas a la implantación de la oficina móvil y el teletrabajo son:

• Analizar los puestos de trabajo para delimitar funciones y responsabilidades de los puestos de trabajo.

• Establecer objetivos a cumplir por cada trabajador para el seguimiento de su trabajo de forma periódica. En este caso es fundamental que la organización disponga de una planificación global de los objetivos y actividades a realizar.

• Definir los procesos de comunicación y de trabajo en la empresa para adecuarse a la movilidad.

• Habilitar las infraestructuras para el teletrabajo (soluciones tecnológicas) y formar a los empleados en el uso de las soluciones y los procesos definidos.

• Realizar prueba piloto antes de la implantación final.

Puede encontrarse más información sobre los condiciones de implantación de la oficina móvil en el informe “Teletrabajo: criterios para su implantación” desarrollado por el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Conclusiones.

Los avances surgidos en internet en los últimos años y la evolución de las soluciones tecnológicas hacia la ubicuidad y los entornos colaborativos, han configurado un entorno muy favorable que permite hacer realidad el teletrabajo en cualquier organización, por pequeña que sea.

Actualmente existen en el mercado todo tipo de soluciones que facilitan la implantación de un entorno móvil en la oficina. Muchas de estas herramientas son software libre y gratuitas, por lo que eliminan una de las barreras principales para las pequeñas empresas: el coste de adquisición de las licencias software.

- Si su organización está interesada en abordar la movilidad en el trabajo puede contactar con el Centro de Apoyo Tecnológico a Emprendedores quién le facilitará el asesoramiento necesario para encontrar las herramientas más adecuadas a su organización y para adecuar los procesos de trabajo al modelo de trabajo móvil -

Próximamente ...

Los próximos artículos planificados profundizarán en las soluciones tecnológicas para implantar la oficina móvil, presentando especial atención a las soluciones basadas en nube y su integración con los smartphone.

Como aperitivo se incluye un resumen con algunas de las soluciones tecnológicas software libre y-o gratuitas más destacadas para facilitar la movilidad en la oficina.

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El presente artículo ha sido elaborado por el bilib, Centro de Apoyo Tecnológico a Emprendedores cuya función consiste en asesorar sobre TIC y apoyo al empredimiento y tejido empresarial de Castillla La Mancha.