Excel es conocido por su robustez y su capacidad para manejar tareas complejas. A continuación, se presentan algunas de las funcionalidades y herramientas más destacadas:
Ordenar y filtrar
Ordenar y filtrar datos te permite organizar y visualizar tus datos de manera más clara y eficiente, facilitando la identificación de tendencias y patrones.
Ordenar: Para ordenar tus datos, selecciona las columnas que deseas organizar y usa las opciones de ordenación (A-Z o Z-A) en la pestaña de Datos. Puedes ordenar por múltiples niveles seleccionando "Ordenar" en el menú avanzado.
Truco: Utiliza el orden personalizado para ordenar datos por una lista específica de valores, como meses o días de la semana.
Filtrar: Aplica filtros automáticos a tus datos seleccionando el rango de celdas y haciendo clic en "Filtro" en la pestaña de Datos. Esto te permite mostrar solo las filas que cumplen con ciertos criterios.
Truco: Usa filtros avanzados para realizar búsquedas más complejas, como filtrar por valores superiores a un umbral específico o por fechas dentro de un rango.
![](/fileadmin/media/Ficheros_para_contenidos/Ordenar_y_filtrar.png)
Formato condicional
El formato condicional permite resaltar automáticamente las celdas que cumplen con ciertos criterios, facilitando la identificación de valores importantes o anómalos en tus datos.
Aplicar reglas básicas: Utiliza las reglas predefinidas de formato condicional, como resaltar celdas mayores o menores a un valor específico.
Truco: Usa escalas de color para visualizar gradaciones de valores, por ejemplo, del rojo (bajo) al verde (alto).
![](/fileadmin/media/Ficheros_para_contenidos/Formato_condicional.png)
Inmovilizar filas y columnas
Inmovilizar filas y columnas facilita la navegación en hojas de cálculo grandes, manteniendo siempre visibles ciertos encabezados o datos clave.
Inmovilizar filas superiores: Selecciona la fila debajo de la fila que deseas inmovilizar y ve a "Inmovilizar" en la pestaña de Vista, luego selecciona "Inmovilizar fila superior".
Truco: Inmoviliza tanto las filas como las columnas para mantener encabezados visibles mientras te desplazas horizontal y verticalmente.
Inmovilizar columnas: Selecciona la columna a la derecha de la que deseas inmovilizar y ve a "Inmovilizar" en la pestaña de Vista, luego selecciona "Inmovilizar primera columna".
Truco: Usa "Inmovilizar paneles" para personalizar exactamente qué filas y columnas permanecen visibles.
![](/fileadmin/media/Ficheros_para_contenidos/Inmovilizar_filas_y_columnas.png)
Tablas y gráficos
Las tablas y gráficos transforman datos crudos en información visualmente comprensible, facilitando la interpretación y la toma de decisiones.
Las tablas dinámicas son una de las características más poderosas de Excel. Permiten resumir grandes conjuntos de datos, crear informes dinámicos y explorar datos de manera interactiva. Son especialmente útiles para analizar tendencias y patrones en los datos.
Del mismo modo, Excel ofrece una amplia gama de opciones de gráficos, desde gráficos de barras y líneas hasta gráficos de dispersión y mapas. Las herramientas de visualización de Excel permiten personalizar los gráficos para que sean más informativos y atractivos.
Crear tablas: Convierte tu rango de datos en una tabla seleccionando los datos y utilizando "Dar formato como tabla" en la pestaña de Inicio. Esto añade funcionalidades como filtros automáticos y estilos predefinidos.
Truco: Usa el campo "Agregar columna calculada" para aplicar automáticamente fórmulas a toda la tabla.
Crear gráficos: Selecciona los datos y usa la pestaña de Insertar para elegir el tipo de gráfico adecuado (barras, líneas, pastel, etc.).
Truco: Usa gráficos dinámicos vinculados a tablas dinámicas para crear dashboards interactivos que se actualizan automáticamente con los cambios en los datos.
![](/fileadmin/media/Ficheros_para_contenidos/Tablas_y_graficos.png)
Validación de datos
La validación de datos asegura que solo se ingresen valores válidos en ciertas celdas, reduciendo errores y mejorando la calidad de los datos.
Aplicar validación básica: Selecciona las celdas y ve a la pestaña de Datos, luego a "Validación de datos". Establece reglas como permitir solo números enteros, listas desplegables o fechas específicas.
Truco: Usa listas desplegables para estandarizar entradas, como una lista de categorías predefinidas.
![](/fileadmin/media/Ficheros_para_contenidos/Validacion_de_datos.png)
Macros y VBA
Las macros y VBA (Visual Basic for Applications) permiten automatizar tareas repetitivas, ahorrar tiempo y reducir errores humanos en procesos rutinarios.
Grabar macros: Utiliza la funcionalidad de grabación de macros para capturar las secuencias de acciones que realizas frecuentemente.
Truco: Graba la macro en una hoja limpia para evitar capturar errores accidentales. Luego, revisa y edita el código en el editor de VBA para perfeccionarlo.
Asignar macros a botones: Facilita el acceso a tus macros asignándolas a botones en la hoja de cálculo.
Truco: Inserta un botón desde la pestaña de Desarrollador, asígnale una macro y personaliza el texto del botón para una mayor claridad.
Errores y depuración: Utiliza herramientas de depuración de VBA como Debug.Print y puntos de interrupción para identificar y corregir errores en tus macros.
Truco: Documenta tu código con comentarios (') para explicar la lógica y facilitar futuras modificaciones.
![](/fileadmin/media/Ficheros_para_contenidos/Macros_y_VBA.png)
Fórmulas y funciones
Excel ofrece una amplia biblioteca de fórmulas y funciones que permiten realizar cálculos complejos, análisis estadísticos y manipulación de datos. Algunas de las más utilizadas incluyen: SUMA, PROMEDIO, MAX y MIN, SI.ERROR, SI, CONTAR, CONTARA, CONTAR.SI, DIAS y ESPACIOS.
- SUMA, ‘=SUM(range)’: Calcula la suma de un rango de celdas.
- Selecciona la celda donde deseas que aparezca el resultado.
- Escribe =SUM( y luego selecciona el rango de celdas que deseas sumar (por ejemplo, A1:A10).
- Cierra el paréntesis y presiona Enter para ver la suma total.
- PROMEDIO, ‘=AVERAGE(range)’: Calcula el promedio de un rango de celdas.
- Selecciona la celda donde deseas que aparezca el promedio.
- Escribe =AVERAGE( y luego selecciona el rango de celdas que deseas promediar (por ejemplo, B1:B10).
- Cierra el paréntesis y presiona Enter para ver el promedio.
- MAX, ‘=MAX(range)’: Encuentra el valor máximo en un rango de celdas.
- Selecciona la celda donde deseas que aparezca el valor máximo.
- Escribe =MAX( y luego selecciona el rango de celdas del cual deseas encontrar el valor máximo (por ejemplo, C1:C10).
- Cierra el paréntesis y presiona Enter para ver el valor máximo.
- MIN, ‘=MIN(range)’: Encuentra el valor mínimo en un rango de celdas.
- Selecciona la celda donde deseas que aparezca el valor mínimo.
- Escribe =MIN( y luego selecciona el rango de celdas del cual deseas encontrar el valor mínimo (por ejemplo, D1:D10).
- Cierra el paréntesis y presiona Enter para ver el valor mínimo.
- SI.ERROR, ‘=IFERROR(value, value_if_error)’: Devuelve un valor específico si una fórmula produce un error.
- Selecciona la celda donde deseas manejar el error.
- Escribe =IFERROR( y luego la fórmula que deseas evaluar seguida del valor a mostrar en caso de error (por ejemplo, =IFERROR(A1/B1, "Error")).
- Cierra el paréntesis y presiona Enter para aplicar la fórmula.
- SI, ‘=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)’: Realiza una prueba lógica y devuelve un valor si la prueba es verdadera y otro valor si es falsa.
- Selecciona la celda donde deseas que aparezca el resultado.
- Escribe =IF( y luego ingresa la condición lógica, el valor si es verdadero y el valor si es falso (por ejemplo, =IF(A1>100, "Alto", "Bajo")).
- Cierra el paréntesis y presiona Enter para ver el resultado basado en la condición.
- CONTAR, ‘=COUNT(range)’: Cuenta el número de celdas que contienen números en un rango.
- Selecciona la celda donde deseas que aparezca el conteo.
- Escribe =COUNT( y luego selecciona el rango de celdas que deseas contar (por ejemplo, E1:E10).
- Cierra el paréntesis y presiona Enter para ver el número de celdas que contienen números.
- CONTARA, ‘=COUNTA(range)’: Cuenta el número de celdas no vacías en un rango.
- Selecciona la celda donde deseas que aparezca el conteo.
- Escribe =COUNTA( y luego selecciona el rango de celdas que deseas contar (por ejemplo, F1:F10).
- Cierra el paréntesis y presiona Enter para ver el número de celdas no vacías.
- CONTAR.SI, ‘=COUNTIF(range, criteria)’: Cuenta el número de celdas que cumplen con un criterio específico.
- Selecciona la celda donde deseas que aparezca el conteo.
- Escribe =COUNTIF( y luego selecciona el rango de celdas seguido del criterio (por ejemplo, =COUNTIF(G1:G10, ">50")).
- Cierra el paréntesis y presiona Enter para ver el número de celdas que cumplen con el criterio.
- DIAS, ‘=DAYS(end_date, start_date)’: Calcula el número de días entre dos fechas.
- Selecciona la celda donde deseas que aparezca el resultado.
- Escribe =DAYS( y luego ingresa la fecha de finalización y la fecha de inicio (por ejemplo, =DAYS("2024-12-31", "2024-01-01")).
- Cierra el paréntesis y presiona Enter para ver el número de días entre las dos fechas.
- ESPACIOS, ‘=TRIM(text)’: Elimina todos los espacios en blanco de una cadena de texto excepto los espacios simples entre palabras.
- Selecciona la celda donde deseas que aparezca el texto limpio.
- Escribe =TRIM( y luego selecciona la celda que contiene el texto que deseas limpiar (por ejemplo, =TRIM(A1)).
- Cierra el paréntesis y presiona Enter para ver el texto sin espacios innecesarios.